Documentos comerciales

Concepto:

Los documentos  comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley. Los documentos comerciales siempre se emiten por lo menos dos ejemplares, el mejor (original) para quien la recibe y la peor (duplicado, triplicado....) para quien lo emite. Algunos son obligatorios para demostrar que el acto de comercio fue realizado, mientras que otros sólo son usados en condiciones particulares.

Importancia:

La importancia de los documentos comerciales, para las empresas. La importancia de los documentos comerciales, para las empresas Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una empresa. Su misión es importante ya que en ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación. También ayudan a demostrar la realización de alguna acción comercial y por ende son el elemento fundamental para la contabilización de tales acciones Estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.

Tipos de Documentos Comerciales:

Requisición

Una requisición de compra es una autorización del Departamento de Compras con el fin de abastecer bienes o servicios. Ésta a su vez es originada y aprobada por el Departamento que requiere los bienes o servicios.

Orden de compra

La orden de compra es un documento que emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor, indicando cantidad, detalle, precio, condiciones de pago, entre otras cosas.

Factura

La factura es un documento mercantil que refleja toda la información de una operación de compraventa. La información fundamental que aparece en una factura debe reflejar la entrega de un producto o la provisión de un servicio, junto a la fecha de devengo, además de indicar la cantidad a pagar en relación a existencias, bienes poseídos por una empresa para su venta en el curso ordinario de la explotación, o bien para su transformación o incorporación al proceso productivo.

Recibo

Un recibo o constancia de pago es una constancia que sirve para certificar que se ha pagado por un servicio o producto. Hay de diversos tipos según el formato, si queda registrado, y otras características. Los recibos por lo general, se extienden por duplicado. El original se entrega a quien hizo el pago y el duplicado queda en poder de quien lo recibe. Un recibo puede ser de muchas maneras diferente como por ejemplo: una persona o empresa, y el detalle de facturas o servicios que se pagan con este cheque emitido, quien lo opera, quien lo revisa, quien lo recibe conforme a lo descrito, fecha de recibido, descripción de las facturas (números que se pagan), los precios totales, los descuentos y los impuestos.

Las Normalizaciones de los documentos comerciales:

Es tal que se ha creado normas especiales de carácter 
técnico y disposiciones legales para impresión, archivo y conservación de los distintos documentos que se utilizan en las operaciones mercantiles.

Ventajas de los Documentos Comerciales:

• Valoración de Empresas
• La administración
• El Capital Humano
• Administración
• Módulo de calidad ISO 9001
• Las relaciones reciprocas entre el departamento de compras y otras unidades
• Combinación de conciliaciones de estados de resultados
• Auditoria bajo riesgos
• Factores a tomar en cuenta para determinar la cantidad a comprar.